Pangkalan Data & SQL

4.1

Pangkalan Data & SQL

Maksud Data, Maklumat dan Proses Penukaan Data kepada Maklumat

Data merupakan fakta yang telah terjadi, memiliki makna dan dapat digunakan untuk pelbagai tujuan seperti proses penyelesaian masalah.
Maklumat pula merupakan data yang telah diolah atau diproses untuk memberi makna kepada pengguna yang menggunakannya dalam proses penyelesaian masalah.
Proses penukarkan data kepada maklumat adalah seperti berikut:
- Mengumpul
- Memproses
- Menganalisis

Pangkalan Data

Pangkalan data ialah ruang penyimpanan dan pungumpulan data secara berpusat bagi sistem maklumat komputer.
Data yang disimpan dalam pangkalan data tanpa ada pengulangan data untuk memudahkan proses pengemaskinian.
Terdapat dua jenis pengurusan data berkomputer iaitu:
- Sistem fail: pengurusan data secara manual dan sistem fail elektronik
- Sistem pangkalan data: merupakan sistem bersepadu untuk pengurusan data yang saling berhubung kait.

Sistem Fail secara Manual

Data disimpan dalam fail kertas.
Fail kertas tersebut disimpan dalam rak.
Pengguna mengambil masa untuk gunakan.
Sukar untuk kemaskini rekod.
Memerlukan ruang yang besar untuk penyimpanan.

Sistem Fail secara Elektronik

Perlu gunakan komputer.
Data direkod dalam fail komputer.
Data akan disimpan dalam storan komputer.
Rekod senang untuk dikemaskini.
Perlukan masa yang singkat untuk mencapainya.

Kelemahan-Kelemahan Sistem Fail

Ciri-Ciri

Data dapat dicapai oleh banyak pihak secara serentak.
Pangkalan data mempunyai kata laluan dan sandaran data.
Kawalan data secara berpusat.
Data dapat dikongsi oleh banyak pihak.

Fungsi

Untuk membina sistem pemprosesan data yang cekap.
Untuk menyediakan data.

Kelebihan

Dapat memudahkan capaian, pengurusan dan proses pengemaskinian data.
Tiada pengulangan data.
Dapat meningkatkan integriti data.
Dapat meningkatkan keselamatan data.

Structured Query Language (SQL)

Capaian data dan maklumat dalam pangkalan data dilakukan melalui penggunaan bahasa pengaturcaraan SQL.
SQL ialah bahasa pengaturcaraan aras tinggi generasi ke-4.
SQL menggunakan arahan-arahan yang mudah untuk difahami.
SQL digunakan untuk menyimpan, manipulasi dan mendapatkan data dari pangkalan data.

Entiti

Entiti adalah suatu konsep dalam dunia nyata yang boleh dikenalpasti kewujudannya melalui sifat-sifat tertentu yang unik.
Entiti adalah objek yang menjadi sumber data.
Ciri-ciri entiti adalah seperti berikut:
- Terdiri daripada kumpulan objek yang sama jenis.
- Ciri-ciri unik bagi sesuatu objek.
- Berdasarkan persekitaran objek.
- Mempunyai data yang boleh dikumpul dan disimpan.
- Simbol segi empat dalam rajah hubungan entiti

Atribut

Atribut adalah sifat yang memperihalkan sesuatu entiti.
Setiap ahli dalam suatu entiti akan mempunyai atribut yang sama akan tetapi nilainya adalah unik untuk dirinya sendiri.
Dalam gambar rajah hubungan entiti, atribut disimbolkan oleh bulatan bujur dengan nama atribut ditulis di dalamnya dan disambung ke entiti dengan garis pautan.
Ciri-ciri atribut adalah seperti berikut:
- Menerangkan ciri-ciri entity.
- Mempunyai satu atau lebih ciri-ciri entity.
- Merupakan lajur dalam jadual pangkalan data.
- Berbentuk bulatan bujur dalam ERD.

Kekunci Primer dan Kekunci Asing

Jenis Kekunci dalam Pangkalan Data

Terdapat dua jenis kekunci dalam pangkalan data iaitu:
- Kekunci Primer
- Kekunci Asing

Ciri-Ciri Kekunci Primer dan Kekunci Asing

Kekunci primer:
- Atribut dengan nilai yang unik.
- Data tidak akan berulang atau dibiarkan kosong.
- Digunakan untuk mengenalpasti rekod dalan jadual.
- Setiap entiti mempunyai sekurang-kurangnya satu kekunci primer.
Kekunci asing:
- Atribut dalam jadual hubungan.
- Atribut yang merupakan kunci primer.
- Menghubungkan dua atau lebih entiti dalam jadual hubungan.
- Mengaitkan dua atau lebih rekod dalam jadual hubungan.

Kepentingan Kunci Primer

Untuk memelihara integriti data.
Untuk mengelakkan pertindihan antara rekod baru dan lama.
Untuk menjimatkan ruang storan.
Untuk memberi nilai unik bagi simpanan data.

* Kekunci primer selalu terletak pada medan pertama bahagian sebelah kiri dalam jadual, manakala kekunci asing terletak pada medan kedua selepas kekunci primer.

Kekardinalan (cardinality) antara Entiti dalam Hubungan: (i) one to one (1:1) dan (ii) one to many (1:M)

Maksud Kekardinalan

Kekardinalan merujuk kepada perhubungan antara entiti-entiti dalam suatu pangkalan data.

Jenis Kekardinalan

Satu ke satu (1:1)
- Satu entiti berhubung dengan hanya satu entiti yang lain dan sebaliknya
Satu ke banyak (1:M)
- Satu entiti mempunyai hubungan dengan satu atau lebih entiti yang lain
Banyak ke banyak (M:N)
- Satu atau lebih entiti berhubungan dengan satu atau lebih entiti

Dalam gambar rajah hubungan entiti, hubungan di lukis dengan menggunakan simbol rombus.
Di dalam simbol tersebut di tulis kata kerja yang dapat menghubungkan dua entiti.

4.1.5 Membina Pangkalan Data yang Terdiri daripada: (i) entiti (table) (ii) atribut (field) dan (iii) hubungan

Pembinaan Pangkalan Data

Pangkalan data dibina dengan menggunakan perisian sistem pengurusan pangkalan data atau lebih dikenali sebagai DBMS (Database Management System).
Perisian DBMS dilengkapi dengan pelbagai alat perisian bagi memudahkan pembangunan, pengurusan dan penyelenggaraan pangkalan data hubungan.
Pangkalan data dalam perisian DBMS mempunyai objek-objek berikut: (i) entiti (table) (ii) atribut (field) dan (iii) hubungan
Pangkalan data dalam perisian DBMS mempunyai objek-objek berikut:Pangkalan data dibina berdasarkan beberapa langkah seperti berikut:
- Langkah 1: Tentukan tujuan pembinaan pangkalan data.
- Langkah 2: Menentukan entiti yang diperlukan.
- Langkah 3: Menentukan atribut yang diperlukan.
- Langkah 4: Menentukan hubungan dan kekardinalan yang diperlukan.
- Langkah 5 : Menghasilkan pangkalan data.

(i) Membina Pangkalan Data yang Terdiri daripada entiti (table)

Tujuan jadual (table) digunakan untuk menyimpan data bagi sesuatu entiti.
Langkah-langkah untuk membina jadual adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Lancarkan perisian aplikasi Microsoft Access dan pilih pangkalan data yang kosong.
- Langkah 2- Klik ikon folder untuk pilih lokasi simpanan pangkalan data.
- Langkah 3- Bina satu folder baharu bernama PANGKALAN DATA dalam Documents computer dan namakan fail itu sebagai TUGASAN1 dan klik OK.
- Langkah 4- Klik Create untuk membina pangkalan data TUGASAN1.
- Langkah 5- Klik ikon view.
- Langkah 6- Ubahkan nama Table1 kepada MURID dan klik OK.

(ii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada atribut (field)

Dalam langkah ini, medan-medan dicipta untuk mewakili atribut-atribut bagi entity.
Jenis data yang bersesuaian bagi setiap medan (atribut) perlu ditetapkan.
Jenis data yang boleh ditetapkan dalam perisian aplikasi Microsoft Access adalah seperti berikut:
AutoNumber- Menjana pembilang secara automatik dalam susunan menaik.
Text atau Short Text- Panjang yang terhad kepada maksimum 255 aksara sahaja.
Memo/Long Text- Boleh menyimpan teks sehingga satu Gigabait.
Number- Hanya menyimpan nilai angka.
Date atau Time- Nilai tarikh dan masa bagi tahun bermula daripada 100 hingga 9999.
Langkah-langkah untuk mencipta medan-medan bagi jadual (entiti) adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Klik ikon View dan pilih Design View. Kemudian, masukkan nama medan dan jenis data.
- Langkah 2- Medan-medan bagi atribut-atribut lain boleh dicipta dengan menaip nama atribut yang dikehendaki pada ruangan Field Name pada baris seterusnya manakala jenis data boleh dipilih daripada senarai yang telah disediakan.
Langkah-langkah menetapkan kekunci primer adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Pilih atribut yang mempunyai nilai-nilai unik sebagai kekunci primer.
- Langkah 2- Klik pada nama medan yang berpadanan dengan atribut ini.
- Langkah 3- Klik Primary Key.
Langkah-langkah membina jadual (table) yang seterusnya adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Bina satu jadual baharu dengan klik Create di bar menu.
- Langkah 2- Klik ikon Table.
- Langkah 3- Klik View dan pilih Design View.
- Langkah 4-Tetingkap Save As akan dipaparkan.
- Langkah 5- Namakan jadual ini sebagai MARKAH dan klik OK.

(iii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada hubungan

Langkah-langkah untuk membina hubungan adalah seperti berikut:
- Langkah 1-Klik Database Tools di bar menu & kemudian, klik Relationships.
- Langkah 2- Klik Show Table dan pilih jadual MURID dan klik Add. Kemudian, pilih jadual MARKAH dan klik Add.
- Langkah 3- Klik dan seret tetikus daripada atribut ID_Murid pada entiti MURID sehingga menyentuh atribut ID_Murid pada entiti MARKAH. Tetingkap Edit Relationships akan dipaparkan.
- Langkah 4- Dalam tetingkap Edit Relationships, klik petak Enforce Referential Integrity bagi membolehkan hubungan kekardinalan one to many (1:M) dipaparkan. Kemudian, klik Create.
Langkah-langkah memasukkan data ke dalam jadual adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Klik View dan pilih Datasheet View.
- Langkah 2- Setelah Datasheet View dibuka, data-data boleh dimasukkan bagi semua medan untuk jadual MURID dan jadual MARKAH.

4.1.6 Menghasilkan Borang (form) dan Memasukkan Data dalam Jadual melalui Borang bagi Pangkalan Data yang telah Dibina

Borang (form) digunakan untuk menyusun dan mengurus rekod-rekod dalam pangkalan data dengan lebih efisien.
Pengguna dapat memasukkan dan mengubah suai data dengan mudah melalui penggunaan borang.
Borang berfungsi sebagai antara muka pengguna yang interaktif.
Terdapat dua cara untuk memasukkan data ke dalam pangkalan data, iaitu secara langsung ke dalam jadual atau melalui borang.
Langkah-langkah untuk menghasilkan borang dengan menggunakan pangkalan data adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Buka pangkalan data TUGASAN1. Pada menu bar, pada tab Create. Kemudian, klik Form Wizard.
- Langkah 2- Tetingkap Form Wizard akan dipaparkan. Pilih jadual MURID dan klik butang >> untuk memilih semua medan yang ada dalam jadual.
- Langkah 3- Klik Next untuk ke langkah yang seterusnya.
- Langkah 4- Klik butang radio Columnar untuk memilih susun atur Columnar. Kemudian, klik Next.
- Langkah 5- Namakan borang sebagai BORANG MURID dengan menaip pada ruangan yang disediakan. Kemudian, klik Finish.
Langkah-langkah membina borang daripada jadual adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Buka pangkalan data TUGASAN1. Pada menu bar, klik pada tab Create. Kemudian, klik Form Wizard.
- Langkah 2- Tetingkap Form Wizard akan dipaparkan. Pilih jadual MURID dan klik butang >> untuk memilih semua medan yang ada dalam jadual. Kemudian, pilih jadual MARKAH dan klik butang >>.
- Langkah 3- Pilih Form with subform(s). Kemudian, klik Next.
- Langkah 4- Terdapat dua pilihan susun atur untuk subform iaitu Tabular dan Datasheet. Klik pada butang radio Datasheet untuk memilih susun atur Datasheet. Kemudian, klik Next.
- Langkah 5- Namakan Borang Murid dan Borang Markah (Subform). Kemudian, klik Finish.
Langkah-langkah untuk memasukkan data ke dalam jadual-jadual melalui borang-borang dengan menggunakan fungsi penambahan rekod adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Klik ikon di bahagian bawah borang.
- Langkah 2- Borang kosong akan dipaparkan.
- Langkah 3- Mula masukkan data murid dan data markah ke dalam ruangan kosong.

4.1.7 Menggunakan Arahan SQL yang melibatkan: (i) SELECT… (ii) SELECT…WHERE & (iii) SELECT…ORDER BY

Perisian aplikasi Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) menggunakan arahan SQL untuk mencapai data dari rekod yang disimpan dalam pangkalan.
SQL mempunyai sintaks tertentu yang mesti diikuti semasa digunakan.
Sintaks merupakan set peraturan yang menetapkan set perintah yang boleh digunakan dan cara-cara menulis perintah-perintah dalam bentuk ayat agar boleh difahami dan dilaksanakan oleh perisian aplikasi. Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS).

Menggunakan Arahan SQL yang melibatkan: (ii) SELECT…WHERE

Pernyataan SELECT…WHERE hampir sama dengan pernyataan SELECT…FROM
Perbezaan utama ialah pernyataan SELECT…WHERE mencapai data-data yang tertentu yang memenuhi sesuatu kriteria sahaja supaya data yang dicapai lebih khusus

Menggunakan Arahan SQL yang melibatkan: (iii) SELECT…ORDER BY

Pernyataan SELECT…ORDER BY membolehkan pengguna mengisih data yang dicapai mengikut susunan menaik (ASC) atau susunan menurun (DESC) berdasarkan satu atau lebih daripada satu medan isihan.
Sekiranya ASC ditaip, rekod-rekod yang dicapai akan diisih secara menaik mengikut susunan abjad A-Z berdasarkan medan isihan.
Jika DESC ditaip, maka rekod-rekod akan diisih mengikut susunan abjad Z-A berdasarkan medan isihan.
Langkah-langkah menghasilkan pertanyaan (query) dengan menggunakan SQL adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Klik Create di bar Menu, kemudian klik Query Design.
- Langkah 2- Pilih entiti MURID dan klik Add.
- Langkah 3- Jadual MURID telah ditambah.
- Langkah 4- Klik View dan pilih SQL View.
- Langkah 5- Taip SELECT * FROM MURID dalam Query1. Kemudian klik Run.
- Langkah 6- Data yang dicapai akan terpapar dalam Query1. Halakan kursor tetikus pada perkataan Query1 dan klik kanan, kemudian klik Save.
- Langkah 7- Tetingkap Save As terpapar. Tukarkan nama Query1 kepada PERTANYAAN 1 dan klik OK.
- Langkah 8- Paparan query SELECT * yang telah disimpan dan paparan data yang dicapai akan ditunjukkan.

4.1.8 Menggunakan Arahan SQL Melibatkan Ungkapan Boolean (i) Operator OR & (ii) Operator AND

Operator logik digunakan untuk menggabungkan dua atau lebih kriteria bagi menghasilkan satu ungkapan Boolean.
Operator OR dan operator AND ialah dua operator logik yang paling kerap digunakan.
Ungkapan boolean akan memberi nilai BENAR atau PALSU.
Penggunaan operator logik dalam arahan SQL membenarkan pelbagai syarat digabungkan untuk menghasilkan pertanyaan yang lebih kompleks untuk mencapai data yang dikehendaki.

(i) Operator logik OR

Ungkapan X OR Y akan dihasilkan apabila operator OR digunakan untuk menggabungkan dua kriteria X dan Y.
Nilai boolean BENAR akan dipulangkan jika salah satu kriteria X atau Y adalah benar.
Jadual kebenaran OR adalah seperti berikut:

X	Y	X OR Y
BENAR	BENAR	BENAR
BENAR	PALSU	BENAR
PALSU	BENAR	BENAR
PALSU	PALSU	PALSU

Operator OR digunakan untuk menggabungkan pelbagai kriteria atau syarat yang ditetapkan dalam klausa WHERE.

(ii) Operator logik AND

Ungkapan X AND Y akan dihasilkan apabila operator logik AND digunakan untuk menggabung dua kriteria X dengan Y.
Nilai boolean BENAR akan dipulangkan hanya apabila kedua-dua kriteria X dan Y adalah BENAR.
Jadual kebenaran AND adalah seperti berikut:

X	Y	*X AND* Y**
BENAR	BENAR	BENAR
BENAR	PALSU	PALSU
PALSU	BENAR	PALSU
PALSU	PALSU	PALSU

Operator AND digunakan untuk untuk mendapatkan data yang memenuhi kedua-dua kriteria yang dinyatakan dalam klausa WHERE.

4.1.9 Menjana Laporan berdasarkan Hasil Pertanyaan (query)

Laporan boleh dihasilkan berdasarkan maklumat daripada satu jadual atau daripada beberapa jadual
Sekiranya maklumat tersebut adalah daripada beberapa jadual, pengguna perlu menghasilkan pertanyaan (query) untuk mencapai maklumat yang dikehendaki terlebih dahulu
Langkah-langkah menjana laporan dengan menggunakan Report Wizard adalah seperti berikut:
- Langkah 1- Klik Create pada menu bar. Kemudian, klik Report Wizard.
- Langkah 2- Paparan tetingkap Report Wizard akan muncul. Pilih jadual atau query yang digunakan untuk menghasilkan laporan.
- Langkah 3- Setelah jadual atau pertanyaan dipilih, tetingkap Available Field menunjukkan semua medan yang ada di dalam jadual. Klik ikon >> untuk memilih semua medan.
- Langkah 4- Medan yang dipilih akan muncul dalam tetingkap Selected Fields. Klik Next.
- Langkah 5- Pengguna boleh klik ikon > atau < untuk menentukan susunan medan yang dipaparkan dalam laporan. Klik Next.
- Langkah 6- Pengguna boleh memilih medan untuk tujuan isihan dan klik Ascending atau Descending untuk menentukan isihan secara menaik atau menurun. Klik Next.
- Langkah 7- Seterusnya, pilih cara susun atur (Layout) dan orientasi (Orientation) untuk menetapkan format laporan anda. Klik Next.
- Langkah 8- Masukkan nama laporan. Klik Finish.
Laporan yang dijana boleh dipaparkan dalam susun atur (layout) yang berbeza, iaitu Stepped Layout, Block Layout dan Outline Layout.